L'audition est le moment où une agence se juge sur sa rigueur. Un créneau oublié, une mauvaise version des sides, une relance manquée — et c'est l'image de l'agence auprès du directeur de casting qui en souffre. Nous avons donc conçu le flux pour qu'aucune de ces étapes ne repose sur la mémoire.

Convoquer, en quelques clics

Depuis un casting, vous passez en mode Convoquer et sélectionnez les talents disponibles ou intéressés. Un même écran configure tout : type d'audition — présentiel, visio ou selftape — créneau date/heure par talent, lieu, lien visio, date limite pour les selftapes, sides en PDF, notes. Les talents déjà passés sont masqués pour éviter les doublons.

Un envoi, deux effets

Au moment d'envoyer, chaque talent convoqué reçoit deux choses d'un coup :

  • Un courriel personnalisé (prénom, date, heure, lieu, lien, projet).
  • Une invitation Google Calendar en tant que participant — ce qui déclenche le RSVP natif de Google (Oui / Peut-être / Non).

Les talents non retenus basculent automatiquement dans l'historique. Plus besoin de tenir une liste à part.

« Le bon outil ne vous rappelle pas de faire les choses. Il les a déjà faites pendant que vous pensiez à autre chose. »

Le tableau de convocation

Une fois les convocations envoyées, un tableau affiche l'état de chaque talent : Oui, En attente, Ne sais pas, Non. Le bouton Synchroniser les réponses relit les statuts RSVP directement depuis Google Calendar et met le tableau à jour. Besoin de relancer une personne ? Un bouton par talent. Besoin d'un deuxième tour ? On repart de la sélection.

Les holds, pour réserver sans bloquer

Avant la confirmation ferme, il y a souvent une zone grise : le talent est pressenti, pas encore engagé. Les holds gèrent exactement cela — une réservation provisoire avec son cycle de vie (en attente → hold → confirmé → refusé). Confirmer un hold crée l'événement agenda ; l'annuler le retire. L'agent voit en un coup d'œil qui est tenu, pour quelle date, pour quel projet.

Le fil rouge de tout le flux : l'information n'est saisie qu'une fois, et chaque action — courriel, agenda, statut — découle de la précédente. C'est ce qui transforme une journée d'auditions stressante en une routine maîtrisée.